elearning y Redmine

Estoy desarrollando una aplicación para gestión de un proyecto blended utilizando Redmine. Es un proyecto complejo que, para su seguimiento y gestión requiere una aplicación que permita el registro, control e informes con gran volumen de datos. El resultado final de la aplicación y de la implementación realizada, ya os la contaré, pero hoy quiero compartir la experiencia inicial.

Partiendo de la herramienta recién instalada, con el manual y la intución hemos ido configurando la aplicación.

Resulta tan intuitiva, que no hemos tenido que modificar casi la configuración que realizamos al principio y en muy poco tiempo la hemos dejado operativa para el proyecto sin tener que meter ninguna línea de código. Para ello, hemos entrado en la pestaña configuración y hemos empezado a completar los enlaces de arriba a abajo.

Para aquellos que no somos programadores, nos da mucha independencia y se puede dejar lista para gestionar un proyecto en una horas sin problemas.

Por no enrollarme con sus características os dejo el enlace a la página oficial http://www.redmine.org/

Por favor, si has utilizado Redmine, me interesa tu opinión.

elearning y la transformación de presencial a elearning

Llevo ya unos cuantos proyectos de formación en los que se sustituye la formación presencial por formación elearning. En contra de lo esperado, esto no suele significar disminuir los presupuestos de formación, sino impartir más formación, pues los presupuestos suelen mantenerse o aumentar.

¿Por qué el cambio? Hay muchos motivos y estos son algunos basados en la gestión y justificación económica:

•  La formación presencial genera mucha burocracia, los departamentos de formación suelen ser pequeños y no tienen herramientas de gestión que permita automatizarlo. Hay excels que sólo pueden ser interpretados por egiptólogos que recogen la actividad de muchos alumnos, proveedores, formadores, sesiones, facturación, incidencias, diplomas, cambios de grupo. Vaya, un infierno.
• La presencial genera costes no directos con la formación en sí. Un curso son alumnos, profesores, aulas y documentación. Pues bien, a los alumnos hay que juntarlos (desplazamientos, dietas) en un aula (alquilada en muchos casos), con un profesor y una documentación (en papel que hay que fotocopiar y hacer llegar). Hay mucho más pero simplifico. Cuando llegan esas facturas, mentalmente resulta doloroso.
• Normalización de la formación. En presencial el resultado del curso depende de muchos factores mientras que en elearning el curso va a ser igual en Madrid que en Méjico DF.
• Adaptación al ritmo de trabajo. No genera tensiones con otros departamentos por "quitarles" trabajadores porque les llevan a un curso.

El último factor clave es que en elearning se adapta mejor las economías de escalas y casi es más fácil de gestionar cuantos más alumnos tienes (se optimizan las automatizaciones...) Por tanto, es casi un indicador del estado de la empresa, si tienen pensado aumentar la formación, la tendencia será hacia el elearning y si deja de ser estratégica, me paso al presencial en la que todos los costes son variables.

Aunque este argumento lo cojo con pinzas, en contra de lo esperado, a más elearning, más importancia tiene la formación en la empresa.

elearning y cómo sobrevivir a la crisis

Pues parece que la crisis económica va a ser más larga y más dura de lo previsto y de un mal sueño nos puede llevar a un reposicionamiento de Europa a la baja.

Si nos centramos en España, los datos macro más catastróficos vienen de nuestro talón de Aquiles, el desempleo y el empleo sumergido que debora las ilusiones de unos y atemoriza a los privilegiados con empleo.

El elearning también está notando la crisis, si bien de diferentes formas.

• Impagos. Hay clientes que no pagan o que pagan tarde. Afecta tanto a las administraciones públicas como a las empresas privadas. Tener como cliente principal a algunas comunidades autónomas o algunas empresas puede significar tener graves problemas.
• Menor volumen de ventas. Hay menos actividad de formación. Se han reducido algunos programas y hay menos fondos destinado a ello.
• Aumenta la competencia. Ante este entorno, se bajan precios y empeoran las condiciones. Más vale nimios beneficios que ningún ingreso.
• Reorganización de las Operaciones. Se adelgazan las organizaciones con una doble medida. Internalizar hasta donde lleguemos (todos a máxima carga) y si hay más carga no se contrata, se externaliza.
• Proveedores. Parte de la reducción de costes viene de ajustar a la baja a los proveedores.
• Nuevos servicios y/o productos. Ante un cambio de mercado, las empresas se adaptan para ofrecer servicios a menor coste y menor riesgo.

Esto este aumento de tensión en el negocio trae consecuencias positivas y negativas.

Las negativas se orientan por un lado a las relaciones, clima, sobreesfuerzos... y en general a un entorno más duro (mucho menos que sin trabajo, por supuesto) y por otro lado, un aumento de la aversión al riesgo junto una reducción de la innovación de alto nivel.

En el lado positivo, las empresas en parte se vuelven más eficientes ajustando más los costes y centrándose en lo importante. También se mueven muy bien con la pequeña innovación y el ajuste de los procesos.

PREVISIÓN
Las empresas tienen conocimientos y experiencia para mejorar mucho.  La reducción de costes mejorando el servicio vendrá de:

• Adaptar y mejorar lo ya hecho para los nuevos proyectos.
• Convertir proyectos en producto.
• Utilizar herramientas y técnicas más baratas.
• Optimizar procesos.

El elearning ha crecido y para ellos hemos sido eficaces. Ahora toca ser eficientes y reducir los gastos superfluos para la calidad del servicio y mantener a toda costa los esenciales.

El elearning y la patata.

Por quedar antes de las vacaciones, en estas semanas estoy comiendo con compañeros del sector de la formación y me he dado cuenta que el elearning genera los mismos recelos que hace unos años. Tal vez ahora se ve como inevitable, pero siguen apareciendo las mismas preguntas de siempre.

Esas dudas y recelos son comprensibles pero no muy racionales. Es indudable que el ser humano está preparado para aprender con recursos multimedia. Al igual, los gestores y productores de formación sabemos que hay cursos presenciales horriblemente malos (véase uno que hice de nóminas) pero siguen los recelos.

Tal vez si los inicios del elearning hubieran sido otros, la percepción sería distinta.

Ayer escuchaba por la radio que el consumo de patata no se generalizó en Europa hasta 300 años después de que se trajera de América. Hasta ese momento el producto básico que alimentaba a la población era la castaña, mientras que la patata tenía ciertos prejuicios, como que era afrodisíaco. En una época de hambrunas por alguna enfermedad de los castaños a un rey europeo se le ocurrió poner guardia real a custodiar  un almacén de patata con el fin de que la población viese la patata como un alimento preciado. Dicho y hecho, una vez puesto los guardias la población empezó a consumir patata y a cultivarla salvando sus reparos iniciales.

La introducción de la telefonía móvil fue parecido. Los teléfonos y las llamadas eran muy caras al principio y hablar por el móvil por la calle era signo de cierto poderío económico.

La implantación del elearning en España se explica con dos motivos:

• Evolución de la formación a distancia (con una imagen regular).
• Método de ahorro de costes.

El ponerle tecnología hace que gane cierta imagen pero tiene peor imagen que la formación presencial.

Si sus inicios hubieran venido de formación para la alta dirección otro gallo nos cantaría.

elearning y la transparencia

Llevo una buena racha en la que los clientes me felicitan por mi trabajo y además de engordar mi ego, me ha hecho reflexionar por las causas. Analizando el estado de los proyectos es justo, pero no tan justificable. Según el proyecto hay distintas razones para que el cliente puede estar contento con mi gestión pero creo que la más relevante es la transparencia.

De siempre he trabajado en formación presencial y cuando empecé en el mundo de la consultoría e-learning, tuve la suerte de que un buen amigo me diera el siguiente consejo.

"Hay que ser transparente con el cliente"

No lo entendí muy bien pero con los actos lo fui aprendiendo. El cliente tiene que estar informado de lo que pasa incluso cuando nos va bien. Tiene que conocer el estado del proyecto y no ocultar los problemas ni maquillar los datos ni las incidencias.

La transparencia en la gestión de proyectos

Pero ser transparente no significa nada más encontrar el problema llamar por teléfono y generar alertas. Hay que  tomarse unos minutos en analizarlo y delimitarlo. Puede que se haya caído un servidor o que los resultados no están siendo los esperado. Puede ser que no cumples en fechas o cualquier otro motivo. Pero en cualquier caso es muy importante que, a ser posible, se entere por tí en lugar de por los usuarios.

Ser transparente también significa decir no. No todo lo que nos propone el cliente es buena idea. Generalmente se debe a que hay un gap entre sus necesidades y la solución que plantea. En unos casos por cuestiones técnicas, pero en otras por presupuesto o porque a los proveedores nos cuesta mucho hacerlo. En estos casos hay que ser profesional y adaptar la solución para que cubra las necesidades del cliente.

La transparencia no resuelve los problemas pero genera algo tan antiguo como la confianza. Demuestra respeto por el cliente y sensación de seguridad de que tengo control sobre el proyecto.

La transparencia, el respeto, la confianza, la seguridad hacen que si los números acompañan, el cliente esté agradecido. En definitiva, hablamos del mundo de los valores que se plasman en los actos.

En elearning hay muchas cosas que pueden fallar y es raro que en un proyecto no falle ninguna. A su vez, es muy raro que el cliente no se entere de ellas. Se haga por cuestiones morales o por cuestiones prácticas, la transparencia a medio o largo plazo es siempre rentable. Llevarse un pequeño rapapolvos por una incidencia informada es fraguar una relación de confianza que perdura en el tiempo.

elearning y la crisis

La crisis económica está afectando a todos los sectores económicos aunque no siempre de manera negativa. En el sector de la automoción, el retraso en la compra de coches nuevos hace que el parque móvil envejezca y que los talleres mecánicos aumenten el número de clientes.

En el mercado de la formación a empresas los datos están siendo devastadores. Pero no en todas las modalidades. El outdoor es el que más lo ha notado, pasando por la formación presencial con unos recortes enormes y el elearning manteniendo el tipo.

El elearning vive dos fenómenos contrapuestos.

1. Los clientes están intentando reducir costes ya que los presupuestos para formación se han reducido de manera significativa y pretenden hacer lo mismo (o más) con menos presupuesto.
2. Formación que antes se hacía en modalidad presencial se está trasladando a elearning. Permite reducir costes y modernizan los departamentos de formación de las empresas.

La negociación a la baja con los clientes es algo que han asumido las consultoras. En estos tiempos cuesta mucho conseguir nuevos clientes por lo que merece la pena hacer un esfuerzo para mantener los actuales.

El paso de presencial a elearning es un fenómeno que se esperaba y que se ha impulsado con la crisis.  Dependiendo de los planes de formación, la reducción de costes puede ser enorme.

He vivido reducciones del 90% sin pérdidas de calidad en la formación.

¿Qué planes de formación son susceptibles de pasar de presencial a elearning?

• Cursos genéricos que no requieren demasiada adaptación a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, idiomas, ofimática, habilidades directivas, contabilidad, finanzas para no financieros... En cambio, si quiero formar al personal en como registrar los gastos en mi aplicación de gestión no tendría sentido.
• Cursos a medida cuando la formación presencial requiere desplazamiento o el volumen de alumnos es muy grande. Ese mismo registro de gastos en la aplicación de gestión para 10.000 alumnos permite la creación de un buen curso a medida.

¿Qué pasará en el futuro?

Mi predicción es que en muchos casos será un camino sin retorno. Los que ya tengan a los usuarios en la plataforma y ya hayan comprobado la potencia del elearning reducirán drásticamente el % de presencial. No sólo por motivo de costes, sino de control de la formación y simplificación de su gestión.

Esto me recuerda al eslogan de ya.com "nos contratan por el precio y se quedan por el servicio"

elearning y la gestión de incidencias

Ayer tenía planificado iniciar una convocatoria para unos 1000 alumnos y 50 cursos diferentes y, en la fase de comprobaciones antes de enviar las bienvenidas, detectamos que un curso que funcionaba no funciona. Es un curso que está alojado en el servidor de un proveedor y tras revisar, el fallo está en el proveedor.

Hace unos años estaría a punto del infarto, pero con la experiencia simplemente me generó un pequeño dolor de cabeza. Lo asimilé directamente al profesor que avisa que va a retrasarse en una presencial.

Pasos a seguir.

1. Conocer el problema con claridad. En este caso, junto con el informático que gestiona la plataforma, revisar la configuración del curso, hacer pruebas con distintos tipos de usuario y comprobar por código que todo lo que tiene que ir haciendo el curso hasta que falla. De esta forma conseguimos saber que nuestra parte no estaba fallando. Nos pusimos en contacto con el proveedor pero la persona con la que habíamos hecho la integración todavía no estaba.
2. Calcular los distintos escenarios. ¿Podemos lanzar sin ese curso activo?¿Cuánto tiempo se tardará en solucionar en caso de que sea un webservice?¿Qué alternativas tenemos de envío?. La conclusión fue que en el peor de los escenarios, se podía lanzar la convocatoria y crear una nota de rectificación a los afectados (era un buen porcentaje). 
3. Avisar al cliente. Hay veces que se nos olvida que los cursos, alumnos... son del cliente y tiene derecho a saber que ocurre. No se trata de pasar la responsabilidad al cliente, sino de mantenerlo informado. Hay que informar sobre que ocurre en un lenguaje adaptado, qué opciones tenemos, tiempo estimado de resolución y plan de acción. En nuestro caso fue informar al CAU por si recibían quejas y esperar a solucionar el problema antes de enviar la bienvenida.
4. Resolver el problema. Tal y como habíamos previsto, el técnico del proveedor lo dejó resuelto en 5 minutos. Reinició un servicio y solucionado.
5. Revisión de la solución. Volvimos a realizar las comprobaciones del principio y decidimos que ya estaba todo correcto.
6. Informar al cliente. Confirmarle que funciona y avisar del envío de las bienvenidas.
7. Realizar el envío.
8. Avisar al CAU.

Estas situaciones pasan y seguirán pasando. Algo puede estar mal configurado, se puede caer un servidor, puede haber erratas... No existe el mundo sin fallos y cualquier cliente lo comprende. Se puede enfadar pero lo comprende.

De todo este proceso es típico cometer tres fallos que entiendo como graves:

• No avisar al cliente. Con un poco de suerte no se entera. Falso. Siempre se entera y perderemos su confianza y con razón. Tal vez a mi lleguen las quejas de mi cliente y de algunos alumnos. Pero a mi cliente le caerán más y si no tiene información le dejamos en una situación complicada.
• Realizar el envío y que le caiga el muerto encima a otro. Yo he hecho lo que tenía que hacer. Muy mal, primero por generar el caos donde no hacía falta que lo hubiera, dando un mal servicio y generando unos costes innecesarios. Pero además, para los que no se lo imaginan, esto genera un segundo mail de disculpas diciendo que ya se ha resuelto, más una bronca del cliente más...
• Búsquedas de culpables. No es fase de crucificar a nadie. Es fase de localizar el error y de resolverlo. Las responsabilidades se tratarán en su momento. Si se buscan culpables en esta fase, los interlocutores intentarán ocultar sus errores y se retrasará la solución.

El error es reducible con procedimientos y comprobaciones pero es inevitable. Antes o después ocurre. Si además trabajas en temas de innovación e intentas introducir cambios, introduces riesgo. Pero el error no suele ser el problema. Es la gestión del error la que los genera.

Como conclusión, en estos casos sigamos un protocolo de actuación y seamos honestos. Por supuesto, mantengamos la calma. Generalmente, los pasos para resolver estos problemas requieren método y concentración, pues suelen ser fallos tontos del tipo pone true y tenía que poner false. Estas revisiones se hacen más difíciles si tienes a alguien mirando al reloj constantemente o chillándote al oído.